Für Einsteiger im Übersetzungsgeschäft: Rechnung erstellen

In diesem Artikel versuche ich, bezogen auf die Praxis von Einzelübersetzern aufzuzeigen, welche Angaben in eine Rechnung gehören und welche Möglichkeiten zur technischen Umsetzung bestehen.

Die Ausführungen sind auf Übersetzer, die in Deutschland ansässig sind, hauptsächlich auf freiberufliche Einzelunternehmer ausgerichtet.

Die Rechnung ist neben dem Vertrag eines der wichtigsten Dokumente, um die erbrachte Leistung nachzuweisen und sein Geld zu erhalten. Der Empfänger benötigt eine korrekt erstellte und rechtzeitig übermittelte Rechnung häufig, um z. B. als Agentur selbst seine Rechnung zu erstellen und zum Vorsteuerabzug.

Technische Umsetzung

Die einfachste Lösung für Anfänger ist eine Vorlage in einem Tabellenkalkulationsprogramm, z. B. Microsoft Excel (R). Daneben gibt es eine Menge entsprechender kommerzieller Hilfsprogramme.

Angaben in der Rechnung

    Angaben zum Aussteller

  1. vollständiger Name („Übersetzer Fritz Mustermann“) oder Firmenname und Rechtsform („XYZ-Translations Fritz Mustermann & John Speciman GbR“)
  2. ladungsfähige Anschrift (Hausanschrift)
  3. Steuernummer oder USt.-Id.-Nr.
    • Die USt.-Id.-Nr. ist wegen Ihrer einheitlichen Gestaltung und damit verbundenen Bekanntheit, vor allem wegen des einfachen Nachweises Deiner Unternehmereigenschaft und der Nachprüfbarkeit der Nummer selbst, besonders für den Geschäftsverkehr mit dem (EU-)Ausland zu empfehlen.
  4. sonstige unternehmensrechtliche Angaben, z. B. HR-Eintrag einer GmbH, Geschäftsführer einer GbR oder GmbH
  5. Angaben zum Rechnungsempfänger und Empfänger der Leistungen

  6. vollständiger Firmenname oder Name des Kunden,
    • z. B. Übersetzungsbüro Muster GmbH oder
    • der vollständige Name des Agenturinhabers, wenn er Einzelunternehmer/Freiberufler ist: Horst Mustermann
  7. Ladungsfähige Anschrift
    • immer die Hausadresse des Auftraggebers, auf den Briefumschlag kannst Du ruhig eine Postfachadresse schreiben oder das Clearingcenter der Firma, wenn gewünscht
    • Vor allem bei Auslandsrechnungen gehört auch eine abweichende Anschrift des Empfängers der Leistungen hinein, sofern vorhanden
    • eine abweichende Anschrift, an die die Rechnung de facto geschickt wird (Postfach, Clearingcenter), sollten gehörig dokumentiert werden (z. B. Auftragsschein)
  8. Die Angabe der Steuernummer oder besser der USt.-Id.-Nr. des Empfängers der Leistungen ist bei Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland sinnvoll, um deren Unternehmereigenschaft glaubhaft zu machen bzw. wird von manchen Zielländern gefordert.

    Referenzangaben

  9. „Rechnung“
  10. Deine Rechnungsnummer und das Datum
    • Die Rechnungsnummer kann fortlaufend sein: „1/2007“, „678“ oder auf einen Kunden spezifisch bezogen: „0558-1-2007“, oder, oder, oder, sie muss aber eindeutig der Rechnung zugeordnet werden können. Empfehlung: Register über Rechnungsnummern in Buchform oder als Microsoft Access(R)-Datei anlegen.
  11. Auftragsnummer und -datum des Kunden
  12. sonstige Angaben, deren Eintragung der Kunde verlangt, z. B. Nummer des Rahmenvertrags, Lieferantennummer
    • Ein Fehlen dieser Angaben verursacht dem Kunden unnütz viel Arbeit und führt zu Verzögerungen. In manchen Ländern weigern bei Fehlen dieser Angaben sich Banken Überweisungen auszulösen oder Steuerbehörden, die Rechnung anzuerkennen.
    • Besonders bei (monatlichen) Sammelrechnungen sind diese Angaben in der tabellarischen Auflistung der Einzelleistungen gut aufgehoben.

    Tabellarische Auflistung der Einzelleistungen und deren Vergütung

  13. Datum der Leistungserbringung (Versanddatum der E-Mail mit der
    Übersetzung, nur Datum, nicht Zeit)
  14. Bezeichnung der Leistung (Ware)
  15. muss nicht unbedingt sein, machen viele: Bezeichnung des Ausgangs- und/oder Zieltexts
  16. Abrechnungseinheit: Pauschal, Normzeilen, Wörter
  17. Anzahl
  18. Einheitspreis
  19. Zwischensumme netto
  20. anzuwendender USt.-Satz (0 % oder 19 %)
  21. USt.-Betrag
  22. Zwischensumme brutto
  23. Summe aller Leistungen und Waren netto
  24. Summe USt.
  25. Gesamtsumme brutto „zu zahlen“
  26. Zahlungsbedingungen und Skonti

  27. Eventuelle Skonti und Bedingungen dafür
    • Bei Begleichung durch … bis … eingehend … % Skonto auf …, Rechnungsbetrag mit Skonto … EUR
  28. Zahlungsziel und Zahlungsweise
    • Deutschland: „Bitte begleichen Sie diese Rechnung durch Überweisung innerhalb Deutschlands auf Konto …, BLZ …, …-Bank in …, Kontoinhaberin … bis … (eingehend).“
    • Ausland: „Bitte begleichen Sie diese Rechnung durch EU-regulierte Standardüberweisung („Eurogiro“) oder internationale Banküberweisung in EUR/USD/PLN/… (OUR-Überweisung, alle Gebühren zu Lasten Auftraggeber) auf Konto …, BLZ …, IBAN …, SWIFT …, Konto- und Rechnungs-Währung EUR, …-Bank in [Straße, Hausnummer, PLZ, Ort], Kontoinhaberin siehe oben bis … eingehend.
    • Wichtig sind ein eindeutiges Fälligkeitsdatum (nicht „innerhalb von 14 Tagen“) und eine eindeutige Angabe zur Zahlungsart und Gebührenregelung, um sich z. B. vor ungünstigen Zahlungswährungen oder riskanten Scheckzahlungen zu schützen.
    • Die Währung sollte eindeutig durch den aktuellen dreistelligen ISO-Währungscode angegeben werden, z. B. EUR, USD, PLN, RUB, CAD, AUD, …
  29. Weitere Erklärungen

  30. eventuelle USt.-Befreiung, stichwortartig, z. B. „Kleinunternehmer“, „Für Umsatzsteuer nicht steuerbarer Umsatz, da Leistung als im Ausland erbracht gilt.“
  31. Manche wollen solche eine Erklärung, ich habe so etwas noch nie geschrieben: „Ich handele als unabhängig vom Auftraggeber beschäftigte Unternehmerin und verpflichte mich, Steuern und Sozialabgaben selbst laut geltender deutscher Rechtsordnung zu entrichten.“
  32. Im Ausland gelten je nach Land besondere Vorschriften für die Gestaltung der Rechnung, hierzu siehe „K und M“ (Konsulats- und Mustervorschriften), u. U. verlangt der Auftraggeber nach besonderen Erklärungen und Antragsformularen.

Übermittlung der Rechnung

Wenn der Kunde nichts anderes verlangt, ist die Rechnung ausschließlich per Post zu übermitteln.

Hintergrund: In Deutschland, Österreich und vielen anderen Ländern berechtigt eine Rechnung nur dann zum Vorsteuerabzug oder wird nur dann allgemein für Steuerzwecke anerkannt, wenn sie als Originalschreiben per Post übermittelt wurde. In manchen Fällen kann die Originalrechnung per Post durch eine E-Mail mit qualifizierter elektronischer digitaler Signatur (in Deutschland nach Signaturgesetz) ersetzt werden.

Programme zur Rechnungserstellung

siehe Programme zur Verwaltung von Kundendaten, Aufträgen und Zahlungsverkehr

Literatur, weitere Hinweisquellen

Oberfinanzdirektion Hannover: http://www.ofd.niedersachsen.de/master/C3956778_L20_D0_I636_h1.html

Bundesfinanzministerium, BMF-Schreiben – IV B 7 – S 7280 – 19/04 vom 2004-01-29: http://www.bundesfinanzministerium.de/cln_02/lang_de/nn_3790/DE/Aktuelles/BMF__Schreiben/Veroffentlichungen__zu__Steuerarten/umsatzsteuer/024.html

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