Legalisation, Apostille und beglaubigte Übersetzung – Schritt für Schritt, Teil 3: Anforderungen an die ursprüngliche, deutsche Urkunde und deren Ausfertigung

Hier finden Sie Information, wie deutsche Urkunden, Bescheinigungen, Schriftstücke, Vollmachten u. ä. deutscher Behörden, Unternehmen und von Privatpersonen angefertigt/ausgefertigt werden müssen, die mit Apostille / einem Legalisationsvermerk versehen werden sollen, um im Ausland verwendet werden zu können.
Der Schritt Übersetzung erfolgt stets nach der Apostille/Beglaubigung durch die höher gestellte Behörde und, wenn erforderlich, Über-/Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt (bzw. das ausländische Außenministerium).

Besonderheiten von behördlichen Urkunden

In Deutschland werden einige behördliche Urkunden nicht mehr unterschrieben und mit Siegel versehen, dazu gehören auch Urkunden, die auch im Ausland verwendet werden können, z. B. Führungszeugnisse oder Handeslregisterauszüge.

Wenn Sie sich eine Urkunde / ein Dokument / eine Bescheinigung von einer Behörde ausstellen lassen, weisen Sie darauf hin, dass die Urkunde im Ausland verwendet und vorher mit Apostille versehen / legalisiert werden soll. Dieser Hinweis reicht im allgemeinen aus.

In Zweifelsfällen können Sie gegebenenfalls in einem (schriftlichen) Antrag vermerken:

    Diese Urkunde / Dieses Dokument soll in … [Land] verwendet und legalisiert werden. Daher bitte ich Sie, die Urkunde von einem Mitarbeiter, dessen Unterschrift beim Landesverwaltungsamt / der Bezirksregierung / dem Landgericht registriert ist, unterschreiben und siegeln zu lassen und gegebenenfalls die Verbindung mehrer Einzelblätter zu versiegeln.

Private Urkunden

Hierzu zählen meist Vollmachten oder Erklärungen zu Rechtsgeschäften, z. B. einem Verkauf, einer Schenkung.

Je nach Anforderung (der Behörde) des Landes, in dem die Urkunden / Dokumente verwendet werden sollen, fertigen Sie das Schriftstück an, lassen Sie Ihre Unterschrift durch das Einwohnermeldeamt oder einen Notar beglaubigen. Danach kann eine Apostille / ein Legalisationsvermerk angebracht werden. Für den Inhalt der Schriftstücke richten Sie sich nach den Vorschriften des Ziellandes, dafür gibt es meist Muster, Hinweise der Behörden oder Vorgaben eines Rechtsanwalts oder Notars.

N. B. Bei bestimmten Rechtsgeschäften (z. B. im Zusammenhang mit Grundstücken) muss der Notar auch den Inhalt selbst beurkunden, Sie beraten. Wenn eine bloße Unterschriftsbeglaubigung nicht möglich ist, wenden Sie sich bitte an das Konsulat oder wohl oder übel an einen Notar im „Zielland“.

Hochschulzeugnisse

Die Apostille / Legalisierungsvermerke würden auf dem Original angebracht werden. Lassen Sie sich von der Universität (einem dazu bevollmächtigten Mitarbeiter, dessen Unterschrift bei der zuständigen Behörde registrierst ist) eine Zweitschrift (keine beglaubigte Kopie!!! *)) ausstellen. Diese Zweitschrift wird dann mit Apostille versehen / legalisiert; Ihr Original bleibt unbeschädigt.

Dieses Vorgehen ist sinnvoll, da Sie Ihr Hochschulzeugnis z. B. bei deutschen Arbeitgebern zur Bewerbung vorlegen werden oder nach einiger Zeit in wiederum anderen Ländern mit einem abweichenden Legalisationsverfahren vorlegen werden müssen.

*) N. B. Eine Ausfertigung (Zweitschrift) hat laut § 47 BeurkG dieselbe Rechtskraft wie ein Original. Eine beglaubigte Kopie hat diese Rechtskraft nicht. Apostillen / Legalisationsvermerke werden aber nur auf Originalen oder Ausfertigungen erteilt.

Urkunden von Banken, Firmen, Versicherungen, Krankenkassen, Ärzten

Möglichkeit 1: Legalisation durch Absprache mit den Behörden im Ausland vermeiden.

Ärztliche Bescheinigungen können vom Gesundheitsamt bestätigt werden, dann mit Apostille / Legalisation versehen werden. Unter Umständen ist dies nicht für alle Arten von Bescheinigungen anwendbar. (???)

Gerade in Angelegenheiten der Sozialversicherung entfallen die Legalisierungsverfahren durch EU- und weltweite Zusammenarbeit der Krankenkassen, Sozialversicherungsträger usw. Erkundigen Sie sich hierüber.

Bei allen anderen Urkunden, Schriftstücken, Dokumenten, Bescheinigungen von Firmen, Versicherungen, Krankenkassen müsste ein Notar die Echtheit der Unterschriften und die Vertretungsberechtigung prüfen, anerkennen und beglaubigen. Dann erfolgt die Apostillierung/weitere Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts.

Bestimmte Urkunden von Unternehmen, die den internationalen Handel und das Zollwesen betreffen, z. B. Handelsrechnungen, Ursprungszeugnisse, werden von der Industrie- und Handelskammer beglaubigt.

Rechtlicher Hinweis

Diese Information wurde mit angemessener Sorgfalt recherchiert. Eine Haftung für Inhalt oder Aktualität wird nicht übernommen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.
© Burkhard Ziegler, 2008-07-22

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